Dicas para usar a ferramenta mais poderosa da internet

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"Ler é pensar com uma cabeça alheia"
-- Schopenhauer

Esta é a continuação do artigo que fala sobre a ferramenta mais usada da internet, o email.

Pretendo dar algumas dicas que podem te ajudar a melhorar sua experiência com o correio eletrônico. A maioria dos exemplos funciona em praticamente qualquer cliente de email, mas a minha preferencia é mesmo pelo Mozilla Thunderbird que tem alguns recursos exclusivos.

Organização

Normalmente, ao criar uma conta de email surgem algumas pastas padrão. A caixa de entrada, a caixa de saída, rascunhos, itens enviados e lixeira.

Vamos falar da caixa de entrada. No começo ela basta, mas logo, você terá centenas ou milhares de mensagens e fica cada vez mais difícil manter o controle sem enlouquecer.

A solução é criar pastas dentro da caixa de entrada. Para isso, clique com o botão direito sobre a caixa de entrada e no menu que aparece deve surgir uma opção para criação de novas pastas.

Isso é ótimo. Você pode criar quantas pastas quiser. Você pode criar pastas por assuntos, assinaturas de newsletters, recursos, recibos, contatos, etc. Pode até criar pastas dentro destas pastas e assim separar suas mensagens de forma a ter um controle sobre elas.

A principio, você irá mover as mensagens que chegam na caixa de entrada para estas pastas, mas tem um jeito de fazer isso automaticamente. Veja a seguir.

Regras de conduta

Estas regras são padrões de comportamento que você 'ensina' ao programa como tratar determinadas mensagens.

Cada programa tem uma forma de criar e usar as regras, mas uma tradução seria algo assim:

Se o assunto tiver as palavras “entre com uma frase qualquer” mova a mensagem para a pasta X.

Ou, se o remetente da mensagem é “aquele cara chato”, mova a mensagem para a lixeira.

E por aí vai.

Combinando as regras de mensagens com uma estrutura de pastas, você transforma o cliente de email num poderoso centro de comunicação.

Por exemplo, as mensagens de confirmação de pedidos feitas no site www.medamais.com.br/loja e dos ebooks que publico, caem automaticamente na pasta pedidos, facilitando não apenas o atendimento no momento, mas as pesquisas futuras quando um cliente que adquiriu um serviço no ano passado, precisa de um suporte.

O peixe morre pela boca

Já te aconteceu de clicar no botão enviar apenas para se arrepender da mensagem que você mandou?

Isso é bastante comum, especialmente quando respondemos de bate-pronto. Mas aí a mensagem já foi e dependendo do que você disse pode até causar problemas. As pessoas dizem o que querem no email e as vezes são bem mal educadas. Se você tem pavio curto, pode acabar dizendo algo no calor da mensagem que não diria se estivesse mais calmo ou refletisse mais sobre o assunto.

A solução é impedir que as mensagens saiam automaticamente da caixa de saída.

No Outlook Express, entre no menu Ferramentas>opções..., clique na aba enviar e desmarque a opção enviar mensagens imediatamente. Agora, as mensagens vai ficar na caixa de saída até que você clique no botão enviar/receber.

No Mozilla Thunderbird você tem duas opções, clique no menu arquivo>modo offline>entrar no modo offline ou simplesmente clicar no símbolo que parece uma letra Z, no lado esquerdo inferior da janela (uma letra X vermelha vai aparecer sobre o símbolo do modo).

Repita a operação para sair do modo offline. Neste modo, as mensagens também não serão enviadas imediatamente. Para enviar, clique com o botão direito sobre a caixa de saída e escolha a opção enviar as mensagens.

Deste jeito, nunca mais você vai dizer algo que não queria. Pelo menos, não pelo email.

Falando nisso, é importante usar de etiqueta (ou netiqueta, se preferir) com o email. Por ser uma ferramenta tão usada, as vezes ficamos cansados e deslizamos, mas note estas dicas:

1.      Leia as mensagens que você recebe atentamente. Parece obvio, mas já ouvi cada história que você não acreditaria. E tudo porque a mensagem não foi entendida.

2.      Escreva corretamente – a pior coisa que você pode fazer é passar a imagem errada, digitando letras a mais ou a menos ou ainda, como se estivesse num chat (blza, vc, vem K, kd o fulano e estes códigos que só a garotada entende). No bate papo até pode ser (dependendo da intimidade que você tem com o seu interlocutor), mas em mensagens comerciais pega mal.

3.      Evite digitar tudo em MAIÚSCULAS. NO JARGÃO DA INTERNET, LETRAS MAIÚSCULAS SÃO VISTAS COMO GRITARIA. Use maiúsculas para destacar palavras e conceitos, mas evite usá-las o recurso o tempo todo. Além disso, é mais difícil ler quando tudo está em caixa alta.

4.      Leia as mensagens atentamente antes de envia-las. Você já deve ter configurado seu programa para não enviar as mensagens imediatamente. Então, sempre que possível, releia as mensagens antes de enviar.

Tenho ainda outras dicas, mas vão ficar para o próximo artigo. Te vejo lá!

Copyright © 2006, Renato Fridschtein. Todos os direitos reservados.