O dono do tempo

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Entrevista sobre administração do tempo do site do Padre Marcelo Ross

PMR: A que se deve o surgimento (ou mesmo o crescimento) da necessidade de se controlar o tempo das atividades?

RF:
Na verdade acho que é o contrário. A necessidade de controlar o tempo das atividades é que fez surgir a marcação do tempo em geral.

O tempo em si, não é possível controlar. Duvida? Então, faça o seguinte teste: pegue um cronômetro, um relógio que conte segundos, serve. Olhe bem para o relógio e tente guardar o tempo. Pode ser no bolso, num prato ou na geladeira.

As vezes dá impressão que anda mais devagar ou mais rápido, como quando você tropeça ou dá um beijo na mulher amada, mas isso é só impressão. Tente fazer com que passe mais devagar, ou mais rápido e vai ver que não dá.

Devemos a contagem das horas aos sumérios - povo da antiguidade há muito desaparecido nas areias do tempo. Diferente de nós, que preferimos contar até 10 ou até 100, os sumérios contavam até 60. Um exemplo desta contagem é a dúzia na qual o dia e a noite foram divididos (doze horas para cada período).

Naquele tempo, a vida era mais simples e bastava saber a hora de cumprir as tarefas que dependiam da natureza.

Foi só na idade média que surgiram instrumentos capazes de dividir a hora em 60 (di)minutos. E só mais recentemente, no século 19, é que surgiram instrumentos capazes de dividir o minuto nos segundos diminutos, popularmente chamados segundos.

Repare, neste resumo da história do tempo, que à medida que vida vai ficando mais complexa e a humanidade vai passando da era agrícola para a era industrial e desta para a era da informação - com a conseqüente evolução tecnológica - conseguimos contar frações de tempo cada vez menores, na mesma razão em que cresce a necessidade de administrar o tempo.

Assim, a necessidade de controlar o tempo está na base da civilização.

PMR: As pessoas estão correndo demais e olhando de menos para as coisas que fazem, isto é, há um desperdício do tempo utilizado?

RF: Quanto mais evoluiu a tecnologia, mais precisa se tornou a medição do tempo. Quanto mais contamos, mais rápido parece passar. Mas esta aparência decorre justamente de um maior numero de opções e atividades a disposição.
As pessoas despreparadas acabam assumindo mais responsabilidades do que podem e quando a pressão aumenta, elas tentam resolver as coisas de qualquer jeito, empurrando com a barriga.

Já, quando você aprende a administrar o tempo e consegue distinguir o que é importante e estabelecer suas prioridades, se organiza e realiza cada vez mais.

A boa noticia é que é bem fácil aprender a administrar o tempo. Você tem todos os requisitos necessários, bastando a vontade, alguma disciplina e rstar motivado a formar um hábito novo.

PMR: As pessoas têm acumulado mais coisas que sua capacidade para realizar... daí estaria a causa do problema?

RF: Exatamente. Duas coisas que precisamos aprender: uma é dizer não e a outra é delegar tarefas.

Quando você está sobrecarregado, precisa passar algumas tarefas adiante e saber rejeitar novas atividades, pelo menos, até que possa realizá-las. Pode doer um pouco agora, mas é melhor do que tentar equilibrar mais coisas no seu dia a dia do que entregar um serviço porco (mal feito).

E quando você estiver administrando seu tempo, poderá acertar para depois com quem faz a demanda, dentro do seu esquema de trabalho ou passar a tarefa adiante para quem possa realizá-la.

PMR: Qual a importância de administrar seu tempo na realização de tarefas?

RF: Tem gente que tem uma habilidade natural de se organizar e resolver tudo que precisa ser resolvido em tempo e antes que se torne um problema. A maioria de nós tem de aprender a fazer isso.

Mas seja naturalmente ou usando técnicas especificas, é essencial nos dias de hoje, aprender esta matéria.

E é muito fácil e divertido. Você deveria tentar.

PMR: Divertido? Como assim, divertido?

RF: (Risos) Você nem percebe, mas um dia está consultando suas anotações e vê o quanto realizou naquele dia ou naquela semana. Daí vem uma sensação de beatitude, de puro prazer que domina o seu corpo. O que pode ser mais divertido do que isso?

PMR: O relógio dominou o homem?

RF: Bom, se você se levanta, se veste, come, trabalha, volta para casa e vai dormir, sempre a mesma hora, sem procurar se desenvolver, vivendo com um robô, diria que sim. Mas a verdade é que para seres gregários como nós, que vivemos em sociedade, certos esquemas são necessários.

Eu por exemplo, prefiro trabalhar a noite. Isto é, gosto de escrever até altas horas. Por esta razão, atendo meus clientes apenas na parte da tarde, e a noitinha. Um pouco fora dos padrões e mesmo assim, ainda sigo meu ritual. Mas estou no controle.

Outra diferença é que, salvo alguns compromissos, me organizo em metas semanais. Uso técnicas de administração todos os dias, mas com bastante tranqüilidade, já que o que não fica pronto hoje, será feito amanhã. É só manter o controle.

Este esquema serve para mim e cada um deve montar um esquema que lhe seja confortável. Dessa forma, você é quem domina o relógio.

PMR: Administrar o tempo reduz gastos nas empresas? Por quê?

RF: Com certeza. Tanto a administração pessoal do tempo quanto sistemas de workflow (fluxo de trabalho) aumentam a produtividade e a qualidade, reduzindo custos.

Um dos objetivos dos sistemas de organização e métodos (O&M) é otimizar o tempo, evitando retrabalho, gargalos e ociosidade excessiva. É fazer mais, de forma organizada, em menos tempo. É fazer certo, da primeira vez.

PMR: Saber administrar o tempo é uma saída para se destacar dentro da empresa?

RF: Acredito que sim, porque quando você aprende a administrar o tempo e passa a realizar mais, será notado e com certeza irá se destacar.

PMR: A pausa para o café é mal vista pelo chefe?

RF: Depende. Se você souber aproveitar a pausa para o café, para fazer networking (melhorar sua rede de relacionamentos) e com isso produzir melhores resultados um chefe atento poderia notar positivamente.

“Chefe é aquele que chega cedo quando você chega tarde e chega tarde quando você chega cedo” (acredito que está frase seja do Millor Fernandes).

Só uma pessoa de visão curta vai se preocupar com a pausa de seus subordinados para o café. Por exemplo, se fulano parece estar sempre à toa, mas trazendo resultados positivos, acima da média, um chefe inteligente poderia até não apreciar a folga do rapaz, mas tem de reconhecer (e respeitar) seus métodos.

Já outro colaborador todo ‘certinho’, que parece estar sempre trabalhando, mas que traz resultados pífios - independente de parar para o cafezinho ou não - tem vida curta numa organização moderna.

Afinal, “o bom chefe é aquele que, presente, ninguém percebe, mas ausente, todos sentem sua falta”. – Admon Ganem

Se você não tem um chefe assim, vá procurar.

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