Chegando lá, pelo caminho mais curto

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“Delegue até as coisas que você gosta de fazer. Elas também tomam seu tempo.
Sua função é dirigir e não apertar parafusos"
- Gisela Sekeff

Artigo foi publicado na 4ª edição da revista Vida Executiva

Manter o foco nos negócios é um desafio constante nos dias de hoje. Com a avalanche de informações e atividades a nos assolar, fica difícil diferenciar o que é prioridade e o que vai dispersar a energia, e ainda por cima, é primordial manter o foco se você espera alcançar o sucesso em qualquer empreendimento.

Qualquer negócio precisa de foco e rumo. Conhecendo seu objetivo fica mais fácil definir o foco e saber diferenciar entre as atividades prioritárias e as atividades dispersivas.

Manter o foco é saber distinguir entre prioridades e dispersão.

A regra de Pareto nos diz que 20% de que fazemos traz 80% dos resultados, enquanto dedicamos 80% do nosso tempo para realizar os 20% restantes.

Uma vez que você tome consciência desse desequilíbrio em sua vida, pode aprender a delegar e automatizar as tarefas ‘desimportantes’ para se dedicar àquelas que de fato são prioritárias.

Qualquer pessoa pode aprender a manter o foco, e na verdade pode ser bastante divertido. É só manter um ‘diário de bordo’. Na primeira página, defina em detalhes seu objetivo, e partir daí, reserve, pelo menos, 5 minutos por dia para atualizá-lo.

Este diário pode ser um elemento poderoso de sua estratégia. Use-o como agenda, preparando e priorizando suas atividades e como um diário, anotando os resultados dos acontecimentos.

Quando você precisa distinguir entre diferentes ações para definir qual é a sua prioridade, você pode se perguntar:

1. Qual alternativa me aproxima mais de meu objetivo?
2. Existe alguma outra atividade que me aproxima ainda mais do meu objetivo ou que requer menos recursos (tempo, dinheiro, etc)?
3. Esta atividade é importante ou urgente? Dica: procure realizar o que é importante antes que se torne urgente.

Responder estas questões é meio caminho andado. O dilema é que não estamos sozinhos e se o restante da equipe não mantém o foco e não sabe definir as prioridades, fatalmente vai acabar dispersando os recursos.

Como líder, você precisa saber motivar seu time e preparar as pessoas para definirem elas mesmas, suas prioridades.

Pirâmide da hierarquia de necessidades de Maslow

Abraham Maslow é conhecido pela teoria da hierarquia de necessidades humanas.

De acordo com esta teoria, o ser humano é motivado por necessidades não atendidas e que necessidades menores devem ser satisfeitas antes que necessidades maiores possam ser satisfeitas.

A pirâmide de Maslow é, da base para o todo, definida de acordo com esta seqüência:

Necessidades fisiológicas: são as necessidades básicas que nos mantém vivos, tais como, respirar, comer, dormir, etc.

Necessidades de segurança: esta escala tem a ver com manter a estabilidade num mundo caótico, coisas como ter uma casa, família, emprego, etc. No entanto, uma família desequilibrada ou insegurança no emprego, não satisfazem esta necessidade e impedem a pessoa de subir ao próximo degrau.

Necessidades de amor: O ser humano gosta de pertencer a grupos sociais, clubes, grupos religiosos, família, gangues, etc.

As pessoas precisam se sentir amadas e aceitas por outras pessoas.

Necessidades de estima: o próximo degrau é a estima e esta vem em dois sabores. Para começar tem a auto-estima que ocorre quando você domina uma habilidade ou tarefa. Em seguida, ser estimado por seus pares, o que é parecido com o nível anterior, mas tem mais a ver com a necessidade de poder.

Necessidade de realização: a realização pessoal pode ser definida como “ser mais e mais o que se é e tornar-se tudo que a pessoa pode alcançar” e esta necessidade aparece quando as mais baixas foram resolvidas. Quando a pessoa já ‘tem tudo’ ela pode procurar expandir seus conhecimentos, encontrar a paz, experiências estéticas, unidade com a divindade, etc.

Mais informações podem ser encontradas na página da web: http://pt.wikipedia.org/wiki/Hierarquia_de_necessidades_de_Maslow

Você percebe como isso se aplica a sua própria vida? Como você estabelece suas prioridades em relação a esta escala?

Pessoas serão sempre pessoas. Cada qual tem suas prioridades na vida e estas nem sempre batem de frente com as necessidades da empresa em que trabalha.

O líder que procurar entender em que etapa os membros de sua equipe se encontram na pirâmide de Maslow saberá como extrair mais do time.

Lembre-se que o foco numa ação pode estar presente mesmo quando você realiza outras ações. Eventualmente uma atividade aparentemente dispersiva pode guardar a chave de um grande incremento no negócio. Precisamos sempre lembrar que não somos máquinas e há uma dimensão subjetiva na vida e nos negócios.

Por exemplo, algumas pessoas precisam isolar-se quando preparam um relatório importante, enquanto outras não conseguem trabalhar sem aquele ruído de um escritório movimentado.

Reuniões são uma constante no mundo dos negócios. Em minha opinião, na maior parte das vezes, são uma perda de tempo, por diversas razões:

- Falta de preparo

- Falta de informações

- Falta de liderança e foco no decorrer da reunião.

Para melhorar esta situação sugiro que as reuniões tenham agenda fechada, de preferência, com todas as partes informadas do que será tratado com antecedência. Isso ajuda a preparar o terreno e manter o foco da reunião, o que é uma tarefa do líder, principalmente.

Eventualmente, você pode realizar reuniões com agenda aberta para dar ouvidos
as necessidades da equipe e do mercado, quando a informação vem de fora para dentro.

De uma forma geral, reuniões de trabalho deveriam ser curtas, objetivas e controladas para serem mais produtivas. E quanto melhor preparadas com antecedência, mais focada será sua realização.
A realidade nua e crua

Não tenho números para comprovar, mas por experiência, diria que mais de 90%
das pessoas tem dificuldade de manter o foco e são levadas pelas circunstancias. É uma questão de conscientização.

As pessoas estão sempre muito preocupadas com seus próprios problemas e perceber o que é melhor para o grupo, para a empresa, nem sempre faz parte de suas prioridades. Com o conhecimento da pirâmide de Maslow, você pode virar este jogo a seu favor.

Cada pessoa reage melhor a um tipo distinto de encorajamento. Ordens sempre devem ser bem explicadas. Diga o que você quer, e o que você espera obter. Dependendo do caso, os objetivos da ordem também devem ser explanados para que cada pessoa do time mantenha suas prioridades e não se perca em ações inúteis.

O líder de uma equipe deve saber despertar um compromisso no time, para com os objetivos do negócio. Isso requer reciclagem e fluxo constante de informações. É tarefa da líder motivar e ensinar a manter o foco.

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